Behandling av personuppgifter vid rekrytering

Personuppgiftsbehandlingen i Försvarsmakten

Försvarsmaktens behandling av personuppgifter, det vill säga uppgifter som kan knytas till en viss person, omfattas av bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204). Den 25 maj 2018 började EU:s dataskyddsförordning att gälla. Försvarsmakten kommer, genom en övergångsbestämmelse till den svenska dataskyddslagen (2018:218), att i en övergångsperiod fortsatt tillämpa personuppgiftslagen för myndighetens personuppgiftsbehandling. I framtiden är avsikten att en ny lag ska ersätta personuppgiftslagen för Försvarsmaktens personuppgiftsbehandling.

Försvarsmakten är personuppgiftsansvarig

Försvarsmakten är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlas vid rekrytering?

Vid rekrytering behandlar Försvarsmakten de uppgifter som du har lämnat vid ansökningstillfället. Uppgifterna som du lämnar i din ansökan registreras, för Försvarsmaktens räkning, vanligen i rekryteringsverktyget Reachmee. Du avgör själv om du vill registrera dig i rekryteringsverktyget Reachmee. Syftet med behandlingen av personuppgifter i systemet är att hantera ansökningar till lediga jobb i Försvarsmakten. Därutöver kommer de uppgifter som du lämnar i Reachmee att behandlas i Försvarsmaktens systemstöd under rekryteringen.

Vid rekrytering behandlar Försvarsmakten följande kategorier av personuppgifter:

  • Namn
  • Personnummer
  • Kön
  • Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, adress
  • Svar på urvalsfrågor i ansökningsformuläret

Tillval:

  • CV
  • Personligt brev
  • Övriga bifogade handlingar

Därutöver kan dina och andras personuppgifter komma att behandlas vid exempelvis intervju och referenstagning. Dina personuppgifter kan också komma att behandlas under urvalsprocessen i en rekrytering, se Information om personuppgiftsbehandlingen i samband med urval för rekrytering till utbildning eller anställning i Försvarsmakten.

Vad ska uppgifterna användas till?

Försvarsmakten använder uppgifterna för att hantera din ansökan avseende det jobb du ansökt till. I Reachmee kommer din ansökan att hanteras via en kandidatprofil som samlar information du lämnat in i samband med din ansökan.

Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen

Personuppgiftsbehandlingen i samband med rekrytering till Försvarsmakten tar sikte på personalförsörjningen av Försvarsmakten. Personuppgiftsbehandlingen är därför nödvändig för att en arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras.

Urvalsfrågor

Baserat på dina svar i urvalsfrågorna – i ansökningsformuläret – kan du bli refuserad om du inte uppfyller kraven enligt kravspecifikationen. Kraven framgår i jobbannonsen under kvalifikationer.

Vem kan ta del av uppgifterna?

Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängliga för personer som arbetar med rekrytering inom Försvarsmakten som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter (huvudsakligen HR-specialister/rekryterare, rekryteringsadministratörer, rekryterande chefer samt fackliga representanter).

Därutöver använder sig Försvarsmakten av personuppgiftsbiträde i form av leverantören för molntjänsten Reachmee. Personuppgiftsbiträdet får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som Försvarsmakten har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av mer uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Försvarsmakten omfattar.

Offentlighetsprincipen och sekretess

När du skickar in en ansökan och andra eventuella handlingar till Försvarsmakten, vanligen genom Reachmee, blir dessa handlingar allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen eftersom handlingarna har kommit in till myndigheten. Om någon begär att få del av handlingarna kommer de att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen, om uppgifterna inte omfattas av sekretess.

Observera att sekretess vanligen inte gäller för uppgifter som behandlas i samband med rekrytering. Du som ansöker bör därför vara aktsam om vilken information du delar i dina ansökningshandlingar. Delge därför endast information som är relevant för den aktuella tjänsten. Lämna inte uppgifter som exempelvis läkarintyg eller andra känsliga uppgifter, eftersom de normalt inte är sekretesskyddade.

Om du har skyddad identitet

Om du har skyddad identitet ska du istället kontakta ansvarig för rekryteringen enligt annonsen för besked om hur du ska gå till väga för att skicka in ansökningshandlingar. Tänk på att när du skickar information via okrypterad e-post finns risken att dina personuppgifter exponeras för obehöriga utanför Försvarsmakten. 

Hur länge sparas personuppgifterna?

Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att Försvarsmakten ska bevara allmänna handlingar. Försvarsmakten följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge som de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

Blir du anställd av Försvarsmakten kommer dina ansökningshandlingar att arkiveras. Om du inte blir anställd av Försvarsmakten kommer dina personuppgifter att raderas från rekryteringsverktyget inom 26 månader efter senaste ansökan.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som rör dig som Försvarsmakten behandlar. Denna information – ett så kallat registerutdrag – kan du få kostnadsfritt en gång om året. För att få informationen skickar du in en underskriven begäran om information enligt 26 § personuppgiftslagen. Du kan skicka in din begäran till Försvarsmakten, se adress nedan. Eftersom begäran ska vara undertecknad måste du skicka den i pappersform.

Du kan även begära att vi rättar felaktiga uppgifter eller raderar information om dig. Försvarsmaktens möjligheter att radera uppgifter i allmänna handlingar är dock begränsade eftersom Försvarsmakten som myndighet är skyldig att bevara uppgifter i allmänna handlingar enligt arkivlagen (1990:782). Av 8 § andra stycket personuppgiftslagen framgår att arkivlagen har företräde framför personuppgiftslagen. Upplysningsvis kan nämnas att motsvarande gäller enligt artikel 17.3 EU:s dataskyddsförordning. Enligt 14 § arkivförordningen (1991:446) får statliga myndigheter gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Hanteringen av personaladministrativa handlingar regleras av en föreskrift från Riksarkivet, RA-FS 2019:1.

Är du inte nöjd med behandlingen av dina personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontaktuppgifter vid begäran om information, ändringar, radering av uppgifter samt övriga frågor gällande personuppgiftshantering

Försvarsmakten (202100-4615), 107 85 Stockholm
Telefon: 08-788 75 00
Fax: 08-788 77 78
E-postadress: exp-hkv@mil.se