Personuppgiftsbehandlingen i Försvarsmakten
Försvarsmaktens behandling av personuppgifter, det vill säga uppgifter som kan knytas till en viss person, omfattas huvudsakligen av försvarsdatalagen och försvarsdataförordningen; lagen (2021:1171) om behandling av personuppgifter vid Försvarsmakten samt förordningen om behandling av personuppgifter vid Försvarsmakten (2021:1207). När Försvarsmakten behandlar personuppgifter i samband med rekrytering gäller bestämmelserna i försvarsdatalagen.
För en övergripande beskrivning av Försvarsmaktens personuppgiftsbehandling och för mer information om tillämplig lagstiftning, se Behandling av personuppgifter i Försvarsmakten.
Försvarsmakten är personuppgiftsansvarig
Försvarsmakten är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Detta innebär att Försvarsmakten är ytterst ansvarig för att dina personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt i samband med rekrytering. Det är även till Försvarsmakten som du vänder dig för att utöva dina rättigheter enligt försvarsdatalagen eller om du har frågor om denna personuppgiftsbehandling, se nedan under Dina rättigheter. Nedan följer närmare information om Försvarsmaktens personuppgiftsbehandling vid rekrytering.
Vilka personuppgifter behandlas vid rekrytering?
Vid rekrytering behandlar Försvarsmakten de uppgifter som du har lämnat vid ansökningstillfället. Uppgifterna som du lämnar i din ansökan registreras, för Försvarsmaktens räkning, vanligen i rekryteringsverktyget ReachMee. Du avgör själv om du vill registrera dig i rekryteringsverktyget ReachMee. Därutöver kommer de uppgifter som du lämnar i ReachMee att behandlas i Försvarsmaktens systemstöd under rekryteringen.
Vid rekrytering behandlar Försvarsmakten följande kategorier av personuppgifter:
- namn,
- personnummer,
- kön,
- kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, adress,
- svar på urvalsfrågor i ansökningsformuläret, och de personuppgifter som finns i följande tillvalshandlingar:
- CV,
- personligt brev, samt
- övriga bifogade handlingar
Därutöver kan dina och andras personuppgifter komma att behandlas vid exempelvis intervju och referenstagning. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Dina personuppgifter kan också komma att behandlas under urvalsprocessen i en rekrytering samt vid säkerhetsprövning, se Behandling av personuppgifter i samband med urval för rekrytering till utbildning eller anställning i Försvarsmakten och Behandling av personuppgifter vid säkerhetsprövning i Försvarsmakten.
Vad används personuppgifterna till?
Försvarsmakten använder uppgifterna för att hantera din ansökan för det jobb som du har sökt.
Ändamålet (syftet) med personuppgiftsbehandlingen i samband med rekrytering i Försvarsmakten är att Försvarsmakten ska personalförsörja myndigheten så att Försvarsmakten ska kunna lösa de uppgifter som riksdag och regeringen har gett till myndigheten. Behandling av personuppgifter för detta ändamål är nödvändig för att genomföra verksamhet som rör Sveriges försvar och säkerhet (2 kap. 2 § första stycket 1 p. försvarsdatalagen).
Vem kan ta del av uppgifterna?
Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängliga för personer som arbetar med rekrytering inom Försvarsmakten som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter (huvudsakligen HR-specialister/rekryterare, rekryteringsadministratörer, rekryterande chefer samt fackliga representanter).
Därutöver använder sig Försvarsmakten av personuppgiftsbiträde i form av leverantören för molntjänsten ReachMee. Personuppgiftsbiträdet får endast behandla personuppgifter enligt de ändamål och instruktioner som Försvarsmakten har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får aldrig ta del av fler uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Försvarsmakten omfattar.
Försvarsmakten kan dessutom komma att lämna ut personuppgifter till den som behöver ta del av uppgifterna i samband med myndighetsutövning eller andra myndighetsuppdrag. Detta sker bland annat till Säkerhetspolisen vid registerkontroll och till domstol, nämnd eller tillsynsorgan vid överklagande eller begäran om prövning av Försvarsmaktens beslut.
Offentlighetsprincipen och sekretess
När du skickar in en ansökan och andra eventuella handlingar till Försvarsmakten, vanligen genom ReachMee, blir dessa handlingar allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen eftersom handlingarna har kommit in till myndigheten. Om någon begär att få del av handlingarna kommer de att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen, om uppgifterna inte omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Observera att sekretess vanligen inte gäller för uppgifter som behandlas i samband med rekrytering. Du som ansöker bör därför tänka på vilken information som du lämnar i dina ansökningshandlingar. Ange därför endast information som är relevant för den aktuella tjänsten. Lämna inte uppgifter som exempelvis läkarintyg eller andra känsliga uppgifter, eftersom de normalt inte är sekretesskyddade.
Om du har skyddad identitet
Om du har skyddad identitet ska du istället kontakta ansvarig för rekryteringen enligt annonsen för besked om hur du ska gå till väga för att skicka in dina ansökningshandlingar. Tänk på att när du skickar information via okrypterad e-post kan dina personuppgifter exponeras för obehöriga utanför Försvarsmakten.
Hur länge sparas personuppgifterna?
De handlingar som du skickar in till Försvarsmakten i samband med en jobbansökan blir allmänna handlingar eftersom handlingarna har kommit in till myndigheten. Utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen är att statliga myndigheter ska bevara allmänna handlingar. Det innebär att Försvarsmakten bara får gallra allmänna handlingar enligt gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge som de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
Blir du anställd av Försvarsmakten kommer dina ansökningshandlingar att arkiveras. Om du inte blir anställd av Försvarsmakten kommer dina personuppgifter att raderas från rekryteringsverktyget inom 26 månader efter senaste ansökan.
Dina rättigheter
Rätt till information
Du har rätt att en gång om året kostnadsfritt få ett skriftligt besked om vilka personuppgifter som Försvarsmakten behandlar om dig. För att få sådan information, ett s.k. registerutdrag, skickar du in en underskriven begäran om information till Försvarsmakten. Eftersom begäran ska vara undertecknad måste du skicka den i pappersform. Om sekretess gäller för uppgifterna kommer Försvarsmakten inte att lämna ut de uppgifter som omfattas av sekretess.
Rättelse, radering och begränsning
Du kan begära att personuppgifter rättas eller raderas eller att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om personuppgifterna inte har behandlats enligt gällande dataskyddsförfattning. Notera att Försvarsmaktens möjligheter att radera dina uppgifter är begränsade eftersom Försvarsmakten är skyldig att bevara uppgifter i allmänna handlingar enligt arkivlagen (1990:782).
Kontaktuppgifter vid frågor om personuppgiftshantering
Du kan alltid vända dig till Försvarsmakten om någon personuppgift är felaktig eller ofullständig, eller om du har några andra frågor om behandlingen av dina personuppgifter.
Försvarsmakten (org.nr. 202100-4615)
Postadress: 107 85 Stockholm
Telefon: 08-788 75 00
Fax: 08-788 77 78
e-post: exp-hkv@mil.se
Är du inte nöjd med behandlingen av dina personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY):
e-post: imy@imy.se
Dataskyddsombud
Hos Försvarsmakten finns dataskyddsombud. Ett dataskyddsombud kontrollerar bland annat att Försvarsmakten behandlar personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt. Om du har frågor om Försvarsmaktens behandling av personuppgifter kan du kontakta myndighetens dataskyddsombud som kan hjälpa dig att få svar.
e-post: dataskyddsombud@mil.se (bevakas under kontorstid)
Postadress: Försvarsmakten, Juridiska avdelningen Dataskyddsombud, 107 85 Stockholm