Försvarsmakten inför ett nytt affärssystem, kallat PRIO, som ska ersätta mängder av föråldrade och delvis egenutvecklade system som inte längre uppfyller dagens behov. I februari driftsattes Införande 3 (logistik) och Införande 4 (HR-funktionalitet) där logistikdelen bland annat ersatte det gamla system som hanterade reservmateriel. Införandet har inneburit allvarliga störningar i Försvarsmaktens reservmaterielförsörjning.
– Att ett systeminförande av den här omfattningen skulle medföra ett antal verksamhetsbegränsningar var vi förberedda på, säger Thomas Engevall, chef för PRIO-införandet i Försvarsmakten. Omfattningen blev emellertid större och allvarligare än vad vi kunde förutse.
Allvarliga problem
I Arboga ligger centrallagret för Försvarsmaktens reservmateriel och det är här som problemen är som störst. Centrallagret fungerar så att de samordnar och tar emot externa leveranser av reservmateriel till Försvarsmakten för att sedan distribuera det vidare till garnisonslager, verkstäder och filialförråd på de olika förbanden. Efter införandet har det varit mycket svårt att få igång flödet av reservmateriel på centrallagret, något som får konsekvenser även för annan verksamhet i Försvarsmakten. Garnisonslagren har inte tillräckligt med reservmateriel att lämna ut till förbanden och Försvarsmaktens verkstäder kan delvis inte genomföra reparationer eftersom de saknar reservmateriel. Fordon och annan materiel börjar nu stå på kö utanför verkstäderna.
Problemen får inte bara konsekvenser för verksamheten. Det påverkar även personalen som arbetar med reservmaterielförsörjningen.
– Det har varit, och är, oerhört tufft för personalen, säger Mats Ström, chef för Försvarsmaktens logistik. Jag vet att många mår dåligt av den situation vi befinner oss i. Personalen gör ett fantastiskt arbete med att, trots stora svårigheter, tillgodose de behov Försvarsmakten har.
Insatsen i Afghanistan prioriteras
Det nya systemet har inneburit nya rutiner och många av dessa rutiner är mer komplicerade än tidigare, vilket innebär att arbetet tar längre tid. Akuta behov för prioriterad verksamhet, till exempel insatser och beredskap, hantera än så länge genom manuella rutiner. Det är en omständlig och krävande process som innebär merarbete för personalen.
– Den pågående insatsen i Afghanistan är högst prioriterad för reservmateriel, säger Mats Ström. En sändning till förbandet blev försenad, men hittills har vi kunnat hantera de mest akuta behoven och förbandets stridsvärde har inte påverkats.
Åtgärder
Försvarsmakten arbetar på bred front för att komma till rätta med problemen. En särskild åtgärdsgrupp har bildats som har identifierat problembilden. Åtgärder för att komma till rätta med problemen prioriteras och verkställs så snabbt det är möjligt. Åtgärderna är fokuserade till tre områden; fortsatt utbildning av personalen, framtagande av kompletterande verksamhetsrutiner och manualer samt genomföra nödvändiga systemändringar (vissa av dessa är redan satta i drift). Åtgärderna följs löpande upp av Högkvarteret för att säkerställa att de ger avsedda resultat. Expertpersonal från såväl Försvarsmakten som Team IBM (leverantör av systemet) finns också på plats ute i verksamheten, bland annat på centrallagret, för att stötta och hjälpa personalen.
Orsaker
Orsakerna till problemen är flera. Bland annat var den tekniska löningen för systemet inte klar förrän i ett sent skede. Tiden för att planera och förbereda utbildningsinsatser blev därför mycket kort. Det gavs inte tillräckligt med tid för att utarbeta alla nödvändiga verksamhetsregler och anvisningar. Inledningsvis hade personalen inte heller rätt behörigheter för att arbeta i systemet.
När normaliseras läget?
Det kommer att ta tid innan verksamheten har normaliserats. Läget förbättras successivt och målbilden är att verksamheten ska ha kommit igång till rimliga nivåer till sommaren och att reservmaterielförsörjningen ska vara tillbaka i nästintill normal produktion före årets slut.